1. Procesowość
Funkcjonalność systemu ActaFlow oparta na procesowości powoduje, że system ten jest bardzo elastyczny, umożliwia praktyczne dostosowanie do każdego typu organizacji. Wdrożenie systemu w organizacji może dzięki temu być optymalnie dopasowane do jej charakteru i działalności. Wdrożenie takiego systemu jest w pełni zgodne z wymaganiami i oczekiwaniami Klienta.
Elastyczne modelowanie procesów, a także w dowolnym momencie ich modyfikowanie (organizacja żyje, więc i system powinien być żywy, a nie raz sztywno zaprojektowany bez możliwości późniejszych zmian) powoduje, że to system dostosowuje się do realnych warunków w organizacji, a nie odwrotnie. Klient wdrażając system ActaFlow nie musi zmieniać dotychczasowych sprawdzonych rozwiązań i działań, by pracować z systemem.
Dzięki procesowości Klient może kupić system i wdrożyć go w organizacji tylko w takim zakresie jaki jest dla niego odpowiedni. W ten sposób można uniknąć częstych sytuacji wdrażania systemów, które po czasie okazują się dla organizacji zbyt rozbudowane, zaś używane są jedynie w niewielkim zakresie, a jednocześnie bardzo kosztowne.
Każdemu Klientowi dedykujemy System ActaFlow „uszyty na miarę”, wdrożenie tylko i dokładnie tego, czego naprawdę potrzebuje.
2. Repozytorium dokumentów
System ma możliwość przygotowania dowolnego repozytorium dokumentów, rozwiązanie takie tworzy jedno, wspólne miejsce pracy dla całej organizacji, dokumenty nie muszą być przechowywane w różnych miejscach, na różnych nośnikach, co w efekcie utrudnia do nich dostęp. Odpowiednia definicja dokumentów w systemie umożliwia szerokie ich wyszukiwanie.
3. Ochrona Danych Osobowych
System ActaFlow spełnia wymagania Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych – na poziomie wysokim.
4. Szkolenia
System ActaFlow jest bardzo intuicyjny dla użytkowników. To bardzo istotna cecha, gdyż umożliwia wdrożenie systemu praktycznie bez dodatkowych czasochłonnych szkoleń użytkowników. Wystarczy przeszkolić administratora systemu, by z powodzeniem rozpocząć pracę systemu u Klienta. Pozostali użytkownicy systemu w oparciu o instrukcję obsługi potrafią pracować z systemem.
5. Instalacja i aktualizacje
Instalacja systemu u Klienta oraz wszelkie jego aktualizacje mogą odbywać się zdalnie.
Przeprowadzenie takich czynności w godzinach popołudniowych nie burzy pracy w organizacji, dodatkowo ogranicza koszty wdrożenia do niezbędnego minimum.
6. Wdrożenie
Wdrożenie systemu ActaFlow może odbywać się etapami, metodą pojedynczych kroczków, co zwiększa szansę powodzenia całego przedsięwzięcia. Procesowość powoduje, że system można uruchamiać stopniowo, a to oznacza, że użytkownicy systemu mogą systematycznie i łagodnie oswajać się z nową metodą codziennej pracy.
7. Licencja lub usługa
System można zakupić w postaci bezterminowej licencji i zainstalować na własnym serwerze lub w postaci usługi, wówczas dostęp do systemu jest poprzez Internet, serwer nie jest wymagany, nie potrzeba administratora serwera, a wszelkie czynności związane z zarządzaniem serwerem, systemem, bazą danych, kopiami i aktualizacjami leżą po stronie Agencji Informatycznej.